5 idej za uporabo ChatGPT v malem podjetju

V malem podjetju imamo navadno omejeno ekipo, zato veliko različnih nalog ostane na nekaj ljudeh. ChatGPT je uporaben predvsem kot pomoč pri delu z besedili, podatki, dokumenti in načrtovanju, ker nam pomaga hitreje pripraviti prvo različico ali pregledati več informacij naenkrat.

Uporabimo ga pri vsakodnevnih opravilih, ki sicer zahtevajo precej ponavljanja in ročnega urejanja. Največ koristi dobimo, ko mu podamo dovolj konteksta, jasen cilj in konkretne podatke, namesto zelo splošnega vprašanja. ChatGPT zna pripravljati besedila, analizirati naložene datoteke ter pomagati pri načrtovanju, nekatere zmožnosti pa se razlikujejo glede na račun in paket.

1. Priprava marketinških vsebin

Pri manjšem podjetju je ustvarjanje vsebin večkrat naloga osebe, ki poleg marketinga opravlja še številne druge zadolžitve. ChatGPT nam pomaga pri pripravi osnutkov za članke, novice, objave na družbenih omrežjih, predstavitve izdelkov ali ideje za oglaševalske kampanje.

Namesto praznega dokumenta dobimo izhodišče, ki ga nato prilagodimo tonu podjetja, ponudbi in dejanskim informacijam. Uporaba je učinkovitejša, če vnaprej določimo slog, ciljno skupino, dolžino in namen vsebine. V istem pogovoru primerjamo več naslovov, spremenimo ton ali skrajšamo predolg osnutek, dokler ne dobimo primerne različice.

2. Pomoč pri strankah

Veliko časa porabimo za odgovore na podobna vprašanja kupcev, pripravo elektronskih sporočil in pojasnjevanje ponudbe. ChatGPT iz naših navodil sestavi jasen odgovor, povzame daljše sporočilo ter predlaga bolj razumljivo formulacijo, kadar je komunikacija občutljiva ali zapletena.

Pri tem preverimo vse podatke, predvsem cene, roke in pogodbene informacije, ker napaka pri teh vsebinah neposredno vpliva na stranko. Koristna uporaba je tudi priprava zbirke odgovorov na ponavljajoča se vprašanja, iz katerih pozneje oblikujemo pomoč na spletni strani ali interna navodila.

3. Analiza poslovnih podatkov

Majhno podjetje ima veliko uporabnih podatkov že v preglednicah, vendar jih ne analizira vedno dovolj podrobno. V ChatGPT naložimo preglednico ter zahtevamo povzetek prodaje, primerjavo obdobij, iskanje odstopanj ali razlago rezultatov v razumljivem jeziku. Orodje podpira analizo preglednic in drugih strukturiranih datotek, pri čemer iz podatkov pripravi tudi tabele in grafikone.

To je uporabno, ko mesečno spremljamo prihodke, stroške, naročila, povpraševanja ali uspešnost oglaševanja. Namesto ročnega pregledovanja vrstic zastavimo konkretno vprašanje, na primer kateri izdelki so najbolj napredovali ali v katerem obdobju je prodaja najbolj upadla. Rezultate moramo še vedno preveriti, saj je pri poslovnih odločitvah pomembno, da razumemo uporabljene podatke, izračune in morebitne predpostavke.

4. Dokumenti in interna navodila

V podjetju sčasoma nastanejo postopki, navodila, ponudbe, zapisniki in drugi dokumenti, ki so razpršeni po različnih mapah. ChatGPT pomaga pri oblikovanju osnutka postopka, urejanju daljšega dokumenta ali pretvorbi neurejenih zapiskov v pregledno besedilo. Naložene datoteke zna analizirati in povzemati, zato iz obstoječih gradiv hitreje pripravimo novo interno navodilo ali pregled informacij, ki jih ekipa dejansko potrebuje.

Pri ponavljajočem delu je smiselno ustvariti projekt, kamor dodamo povezane pogovore, datoteke in navodila. Projekti v ChatGPT so namenjeni daljšemu delu, pri katerem želimo ohraniti vsebinski kontekst ter se pozneje vrniti k isti temi. To pride prav, ko več tednov pripravljamo novo storitev, marketinški načrt ali zbirko postopkov, ker nam ni treba vsakič znova razlagati celotnega ozadja.

5. Organizacija ponavljajočega dela

ChatGPT ni uporaben samo za posamezno vprašanje, saj z dobro pripravljenimi navodili ponavljamo isti delovni postopek. Enkrat določimo, katere podatke želimo pregledati, kakšen rezultat potrebujemo in po katerih pravilih naj bo pripravljen odgovor. Če se naloga ponavlja vsak teden ali mesec, tako hitreje pripravimo povzetek prodaje, načrt vsebin ali pregled odprtih nalog.

Pri nekaterih računih so na voljo tudi načrtovana opravila in aplikacije, s katerimi se ChatGPT povezuje z zunanjimi viri. Podprte aplikacije omogočajo iskanje informacij, uporabo vsebine iz povezanih storitev in pri nekaterih povezavah tudi izvedbo dejanja po potrditvi uporabnika. Za malo podjetje je to zanimivo, ker zmoremo rutinske korake postopoma poenostaviti, medtem ko nadzor nad pomembnimi odločitvami ostane pri ljudeh.